Eén systeem als kloppend hart van de hele organisatie.

De uitdaging

Logoreep.nl heeft te maken met een combinatie van maatwerkproducten, terugkerende klanten, fysieke productie, ingrediënten, voorraden en strikte operationele taken. Daardoor gaat een order niet simpelweg van winkelmandje naar verzending. Voor ieder traject moeten commerciële gegevens, productspecificaties, benodigde materialen, productiecapaciteit en personele inzet bij elkaar komen.

Naarmate het bedrijf groeit, wordt handmatig afstemmen steeds kwetsbaarder. Wanneer leads, calculaties, productinformatie, mallen, voorraad, planning en administratie los van elkaar worden beheerd, ontstaat dubbel werk en is het moeilijk om overal hetzelfde actuele beeld te houden.

De opdracht was daarom breder dan het bouwen van één tool voor één afdeling. Er was behoefte aan een centrale applicatie die de belangrijkste processen met elkaar verbindt en medewerkers ondersteunt bij hun dagelijkse werk.

De aanpak

De ontwikkeling begon in 2021. De applicatie is volledig uitgedacht en opgebouwd rond de werkelijke processtappen binnen Logoreep.nl en wordt periodiek uitgebreid wanneer nieuwe wensen of procesverbeteringen ontstaan. Iedere functie ondersteunt een onderdeel van dezelfde keten: een aanvraag komt binnen, wordt gecalculeerd en omgezet naar een order, waarna productie, voorraad, personeel, verzending en facturatie op elkaar aansluiten.

Omdat het systeem meerdere afdelingen en rollen bedient, is informatie centraal georganiseerd. Productgegevens en ingrediënten zijn herbruikbaar, chocolademallen blijven vindbaar in een archief en terugkerende klanten kunnen via een eigen herbestelportaal opnieuw bestellen.

Ook de fysieke werkvloer is onderdeel van de oplossing. Medewerkers kunnen uren registreren, voorraden verwerken met een barcodescanner en HACCP-gerelateerde schoonmaaktaken afvinken. Dashboards maken planning en bedrijfsstatistieken inzichtelijk.

De oplossing

Het resultaat is een maatwerk bedrijfsapplicatie die als operationele kern van Logoreep.nl functioneert. De verschillende onderdelen vormen geen verzameling losse functies, maar ondersteunen samen één doorlopend bedrijfsproces.

Verkoop en klantproces

Nieuwe leads komen via de website binnen en kunnen automatisch worden vertaald naar een ordercalculatie. Openstaande offertes worden automatisch opgevolgd; alleen uitzonderingen vragen doorgaans om extra handmatige aandacht. Voor terugkerende klanten zijn herbestelportalen ingericht, waardoor eerdere of vaste producten eenvoudiger opnieuw besteld kunnen worden. Productinformatie, ingrediënten en relevante ordergegevens zijn centraal beschikbaar.

Productie en planning

Orders voeden automatisch de productieplanning, zodat duidelijk is wat wanneer gemaakt moet worden. De gegenereerde planning blijft handmatig aanpasbaar wanneer de praktijk daarom vraagt. De personeelsplanning sluit daarop aan. Een centraal dashboard geeft inzicht in de planning en relevante statistieken.

Producten, mallen en voorraad

Alle producten worden beheerd met bijbehorende informatie en ingrediënten. Voor bestaande chocolademallen is een archieffunctie beschikbaar, zodat snel kan worden vastgesteld welke vorm al aanwezig is. Voorraad wordt bij alle relevante mutaties beheerd met barcodes, inclusief een barcodegenerator en ondersteuning voor barcodescanners.

Personeel en voedselveiligheid

Medewerkers kunnen hun uren in het systeem klokken. Ook zijn personeelsplanning en een schoonmaakrooster opgenomen. HACCP-taken kunnen via een afvinklijst worden geregistreerd, zodat terugkerende controles onderdeel worden van de dagelijkse workflow.

Administratie en verzending

Facturen worden via de koppeling met e-Boekhouden.nl automatisch gegenereerd en verzonden. Op jaarbasis gaat het om meer dan 800 facturen zonder handmatig verzendwerk. Via de koppeling met Monta worden ook verzendlabels en digitale pakbonnen automatisch aangemaakt en verwerkt. Inmiddels zijn ruim 3.500 verzendlabels gegenereerd. Het benodigde aantal labels wordt bepaald op basis van de orderomvang: een bestelling van bijvoorbeeld 300 chocoladerepen kan automatisch over vier labels worden verdeeld. Boven een ingestelde grens kan een zending automatisch als palletzending worden verwerkt.

Het resultaat

De centrale applicatie vormt het hart en de digitale rode lijn binnen Logoreep.nl. Verkoop, productie, personeel, voorraad, voedselveiligheid, verzending en administratie werken vanuit dezelfde processtructuur.

Repeterende handelingen worden geautomatiseerd en informatie wordt hergebruikt waar dat mogelijk is. Dat verkleint de hoeveelheid dubbel invoerwerk en geeft medewerkers een gezamenlijk overzicht van orders, planning en voorraad.

De schaal van de automatisering is concreet zichtbaar: meer dan 800 facturen worden automatisch verzonden, ruim 1.250 offertes worden met minimale handmatige inspanning verwerkt en meer dan 3.500 verzendlabels zijn volledig automatisch aangemaakt. Ook openstaande offertes worden automatisch opgevolgd en pakbonnen worden digitaal gegenereerd en afgevinkt.

Volgens een inschatting van de opdrachtgever bespaart de applicatie minimaal 1,5 FTE ten opzichte van vergelijkbare bedrijven in de branche. Dit is een praktijkinschatting en geen uit afzonderlijke tijdmetingen berekende besparing.