Linqsolutions B.V. · Maatwerk webapp / offerte- en calculatiesysteem
Van een kwetsbare Excel-calculatie naar één slimme offertetool.
Linqsolutions is een one-stop-partner voor internetverbindingen en communicatiemiddelen, van straalverbindingen, internetlijnen en glasvezeltechniek tot VoIP-telefonie en complete werkplekaansluitingen. Het bedrijf kon met bestaande software offertes opstellen, maar niet de complexe berekeningen maken die eraan voorafgaan. Concept Code Kleur ontwikkelde daarom een maatwerk offertetool waarin producten, arbeid, inkoopprijzen, marges en uitzonderingen samenkomen in één betrouwbaar proces.
De uitdaging
Linqsolutions had geen gebrek aan mogelijkheden, maar zocht een betrouwbaardere en snellere manier om complexe offertes te calculeren. De bestaande software ondersteunde het opstellen van offertes, maar niet het rekenwerk dat nodig was om tot een verantwoorde prijs te komen.
Bij projecten moeten onder meer bekabeling, accesspoints, UPS-systemen, arbeid per aansluiting, inkoopprijzen, verkoopprijzen, kortingen en marges worden meegenomen. Bovendien kent ieder project uitzonderingen. De calculatie moet dus flexibel zijn, zonder dat belangrijke onderdelen kunnen worden overgeslagen.
De opgebouwde Excel-sheet bood veel functionaliteit, maar was moeilijk robuust te houden. Data en formules leefden in cellen. Wanneer een cel per ongeluk werd gewijzigd of overschreven en het bestand werd opgeslagen, kon informatie of rekenlogica verloren gaan. Ook was de opgebouwde productkennis niet als herbruikbare, gestructureerde database beschikbaar.
De aanpak
Het project begon met een uitgebreid gesprek over de huidige werkwijze, alle bekende uitzonderingen en de gewenste manier van offreren. Door kritische vragen te stellen, werd niet alleen vastgelegd welke functies gewenst waren, maar vooral welke logica achter de berekeningen zat.
Die inventarisatie is eerst volledig op schrift uitgewerkt tot een functionele scope. Joy de Ruiter heeft deze scope vervolgens beoordeeld en aangevuld met correcties en punten van zijn wishlist. Daardoor ontstond vóór de ontwikkeling een gedeeld beeld van de noodzakelijke functies, uitzonderingen en gewenste gebruikerservaring.
De applicatie is vervolgens rond het daadwerkelijke calculatieproces opgebouwd. Verplichte gegevens worden afgedwongen, herbruikbare informatie wordt centraal opgeslagen en complexe berekeningen worden op een consistente manier uitgevoerd.
De oplossing
Het resultaat is een complete maatwerk offerte- en calculatietool. In plaats van iedere offerte opnieuw vanuit losse cellen en formules op te bouwen, werkt Linqsolutions nu vanuit een gestructureerde database en een vaste calculatielogica.
Wanneer een gebruiker een nieuw product toevoegt, worden de relevante productgegevens opgeslagen. Bij een volgende offerte is dat product direct opnieuw beschikbaar. De database groeit daardoor mee tijdens het dagelijkse werk. Zonder apart beheerproject ontstaat steeds meer herbruikbare inhoud, waardoor volgende calculaties sneller kunnen worden opgebouwd.
De tool berekent kosten automatisch, neemt ingestelde marges over en ondersteunt aanpasbare kortingen. Offertes kunnen worden verdeeld in hoofdstukken, bijvoorbeeld per installatieruimte, serverruimte of expeditie. Gewone offerteregels en optionele producten of diensten worden duidelijk van elkaar gescheiden.
Iedere versie van een offerte wordt bewaard. Daardoor kan Linqsolutions altijd terugkijken of terugvallen op een eerdere versie. Ook kunnen automatische herinneringen voor openstaande offerteaanvragen worden ingesteld, zodat opvolging plaatsvindt zonder dat dit telkens handmatig hoeft te worden bijgehouden.
Het resultaat
Waar het opstellen van een offerte voorheen al snel 30 tot 45 minuten kostte, kan Linqsolutions een offerte nu vaak binnen 5 tot 10 minuten opbouwen. De precieze tijdwinst verschilt per offerte en is afhankelijk van de omvang en complexiteit.
Naast snelheid biedt de applicatie meer controle. Verplichte informatie kan niet ongemerkt worden overgeslagen, marges worden automatisch toegepast en eerdere offerteversies blijven beschikbaar. De calculatie is niet langer afhankelijk van kwetsbare formules in één Excel-bestand, maar wordt uitgevoerd vanuit vaste logica en centraal opgeslagen gegevens.
Ook de uiteindelijke offertepresentatie is verbeterd. Klanten van Linqsolutions ervaren de offertes volgens de opdrachtgever als duidelijk, transparant en beknopt. Reguliere onderdelen, opties en hoofdstukken zijn herkenbaar van elkaar te onderscheiden.